PROCESSOS FINALÍSTICOS E APOIO/MEIO
DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO - CAFI - CGAOF
Sistemas Estruturantes: Sistema Eletrônico de Informações - SEI, Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedor - SICAF, Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações - PGC, Sistema Comprasnet Contratos, Sistema de Gestão de Aceso - SIGAC, Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP, Painel de Preços , Busca CATMAT/CATSER, Sistema de Controle de Almoxarifado - ASI, Sistema de Patrimônio - PAT, Sistema Integrado de Administração de Serviços - SIADS, Imprensa Nacional - Incom, TáxiGov e demais sistemas de governo.
Correlação / Regimento Interno Art. 20 da Portaria nº 118/2019

Assunto Atividades / Rotinas
I. planejar, executar, acompanhar e controlar as atividades relativas às áreas de material, de patrimônio, de almoxarifado, de contratos e termos aditivos, de serviços gerais, inclusive de protocolo, de compras e licitações; Bens de consumo e permanentes 1. Planejar as aquisições em conjunto com a CGAOF e a CAFI, identificando as demandas de aquisições de materiais e bens permanentes e mantendo atualizadas as informações por meio do sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações dos materiais a serem adquiridos.
2. Implementar o planejamento de compras e outras demandas de bens de consumo e materiais permanentes, elaborando os documentos pertinentes (formalização da demanda, despachos, estudos técnicos preliminares, termos de referência, editais, dispensas e inexigibilidades) de acordo com a legislação aplicável a cada situação, executando os demais procedimentos administrativos e encaminhamentos processuais para as aquisições.
3. Controlar a entrega dos materiais adquiridos, receber, atestar e encaminhar para registro no almoxarifado ou no patrimônio, encaminhando, posteriormente, para pagamento.
Patrimônio 1. Registrar os bens patrimoniais adquiridos ou recebidos em doação pela FUNAG, bem como realizar baixas por meio do sistema de patrimônio de acordo com os processos.
2. Controlar e registrar a alocação e a movimentação de bens patrimoniados, emitindo os respectivos termos de responsabilidade ou dando baixa, de acordo com cada situação.
3. Emitir relatórios mensais e anual, conferir e realizar eventuais ajustes, quando necessários.
4. Atender as demandas da comissão de inventário anual de bens patrimoniais.
5. Identificar bens obsoletos, inservíveis e irrecuperáveis, propondo o seu desfazimento à comissão de desfazimento de bens da FUNAG.
6. Manter registros atualizados e encaminhar regularmente à DOFI os processos, as informações e os relatórios necessários com vistas aos registros e depreciações contábeis, realizando checagens junto à DOFI quanto aos bens patrimoniados.
7. Instruir processos e realizar procedimentos de desfazimentos de bens.
Almoxarifado 1. Realizar o registro e a identificação de bens de consumo adquiridos ou recebidos em doação, de acordo com os respectivos processos, atendendo as demandas, realizando as respectivas baixas no sistema de almoxarifado e entregando os materiais as áreas demandantes.
2. Controlar a validade dos bens de consumo em almoxarifado, adotando os procedimentos cabíveis.
3. Emitir relatórios mensais e anual, conferir e realizar eventuais ajustes, quando necessários.
4. Atender as demandas da comissão de inventário anual do Almoxarifado.
5. Manter registros atualizados e encaminhar regularmente à DOFI os processos e, mensalmente, as informações e relatórios com vistas as conferências e os registros contábeis.
6. Realizar os eventuais procedimentos sugeridos pela comissão de inventário anual ou demandados pela Auditoria Interna.
Contratos e Termos Aditivos 1. Planejar as contratações de serviços e renovações contratuais em conjunto com a CGAOF e a CAFI, mantendo atualizadas as informações por meio do sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações.
2. Implementar os procedimentos administrativos referentes às contratações e renovações contratuais, de acordo com a legislação vigente, acompanhando e obedecendo os prazos estabelecidos no planejamento e no sistema do Comprasnet Contratos.
3. Manter registros atualizados e acompanhar os contratos e seus respectivos termos aditivos, realizando as execuções nos respectivos sistemas estruturantes correspondentes.
Serviços Gerais 1. Planejar, demandar e acompanhar os serviços de manutenção telefônica, elétrica, hidráulica, limpeza, dedetização e chaveiro nos espaços físicos ocupados pela FUNAG.
2. Zelar pelos espaços físicos utilizados pela FUNAG interno e externo.
3. Acompanhar a entrada de servidores, colaboradores e visitantes na FUNAG, adotando os procedimentos exigidos pelas legislações vigentes.
Compras e Licitações 1. Planejar as compras e licitações da FUNAG, adotando os procedimentos administrativos e realizando os encaminhamentos legais pertinentes em processos e por meio dos respectivos sistemas estruturantes do Governo Federal, quanto as aquisições e contratações de bens e serviços.
2. Conduzir os processos licitatórios, executando os procedimentos cabíveis as suas diversas fases e em atendimento a legislação vigente.
3. Elaborar documentos, despachos e realizar cotações pertinentes às compras e licitações.
II. executar e acompanhar os registros pertinentes nos sistemas do governo federal relacionados às atividades da Divisão; Atividades nos sistemas de governo 1. Realizar registros, consultas e acompanhamento por meio dos sistemas do Governo Federal pertinentes às atividades e atribuições da DA, abrangendo o SIASG, o PGC, o INCOM, o SICAF, o ETP-Digital, o Comprasnet, o Comprasnet Contratos, o SIADS, dentre outros.
III. implementar as atividades necessárias de aditamento e execução dos contratos, seus controles e acompanhamentos; Aditamentos Contratuais 1. Acompanhar os prazos para renovação dos instrumentos contratuais, realizando os procedimentos administrativos e encaminhamentos processuais, de acordo com a legislação vigente.
2. Consultar, previamente, em tempo hábil, ao gestor do contrato quanto ao interesse na renovação do instrumento vigente, realizando pesquisa de mercado junto a fornecedores e painel de preços do Governo Federal, e consultando à contratada, também, quanto ao interesse na renovação contratual.
3. Solicitar ao gestor do contrato, caso não tenha interesse na renovação, ou seja, encerrado o prazo do instrumento contratual vigente, a adoção dos procedimentos cabíveis para nova contratação.
Execução, controle e acompanhamento contratual 1. Realizar o controle, o acompanhamento e os procedimentos administrativos pertinentes à execução dos instrumentos contratuais sobre a gestão da DA.
IV. executar os procedimentos legais e burocráticos referentes a realização das licitações, cotações eletrônicas e aquisições de materiais ou serviços; Execução de aquisições e contratações 1. Executar os procedimentos pertinentes às licitações, cotações eletrônicas e aquisições de materiais e serviços, adotando os procedimentos e registros por meio de processos e sistemas do Governo Federal, de acordo com a legislação vigente.
2. Elaborar notas técnicas, despachos, planilhas, dentre outros documentos, para os processos de aquisições e contratações.
V. controlar a movimentação e os registros dos bens móveis da FUNAG; Movimentação de bens móveis 1. Realizar acompanhamento regular de movimentação de bens móveis da FUNAG, realizando conferências com base nos registros realizados no sistema de patrimônio.
VI. manter atualizados os registros de depreciação dos bens inventariados pela FUNAG, fornecendo as variações patrimoniais dos bens móveis, mensalmente, à Divisão de Orçamento e Finanças; Depreciação dos bens móveis 1. Adotar os procedimentos administrativos, referentes à depreciação mensal dos bens móveis, realizando os encaminhamentos necessários para registro e atualização contábil pela DOFI.
VII. controlar o uso e a manutenção dos veículos oficiais; Taxigov 1. Acompanhar a utilização dos serviços de Taxigov demandados pela FUNAG, adotando os procedimentos administrativos para os pagamentos correspondentes.
VIII. realizar a conferência, o recebimento, o pagamento, o armazenamento e a distribuição do material adquirido, mantendo atualizados os registros no sistema de almoxarifado da FUNAG; Processos de pagamento de bens 1. Preparar os processos de pagamento dos bens adquiridos, recebidos, conferidos, registrados e atestados para o pagamento das faturas pela DOFI.
IX. implementar, demandar e acompanhar as atividades de serviços gerais necessárias ao funcionamento da FUNAG; Atividades de serviços gerais 1. Manter interface com as áreas responsáveis por serviços gerais no Ministério das Relações Exteriores, com vistas a realização de demandas e o acompanhamento da execução dos serviços demandados, atestando as faturas quando solicitado.
X. assessorar a CGAOF e a CAFI nos assuntos sob a competência da DA Assessoria à CGAOF e à CAFI 1. Preparar informações, notas técnicas e se manifestar sobre assuntos demandados pela CGAOF e CAFI.
2. Preparar informações, esclarecimentos e justificativas sobre assuntos relacionados à DA para atendimento aos órgãos de controle interno e externo.
3. Implementar ações, quando demandadas pela CGAOF e CAFI.
4. Atender as demandas recebidas da CGAOF ou da CAFI sobre apontamentos realizados pelo auditor interno da FUNAG e pelos órgãos de controle interno e externo, apresentando as justificativas, os esclarecimentos e adotando as providências pertinentes em cada caso.